So schreibst du E-Mails, die ankommen – und gerne beantwortet werden
Du öffnest dein Postfach und siehst sie wieder: Diese E-Mail. Drei endlose Absätze, keine Struktur, irgendwo versteckt ist eine Frage, die du dir mühsam heraussuchen musst. Nach fünf Minuten Lesen weißt du weiterhin nicht, was die Person eigentlich von dir will. Die Mail wandert erstmal in den "Später"-Ordner. Aus später wird nie.
Oder andersherum: Du schickst eine wichtige E-Mail raus. Stille. Drei Tage später immer noch keine Antwort. War die Mail zu lang? Zu kurz? Zu kompliziert? Oder liegt sie irgendwo zwischen 200 anderen ungelesenen Nachrichten und wartet auf bessere Zeiten?
Die gute Nachricht: E-Mails, die gelesen und beantwortet werden, sind kein Zufall. Sie folgen klaren Prinzipien, die du lernen kannst. Und das Beste daran? Wenn du diese Prinzipien einmal verstanden hast, sparst du nicht nur Zeit beim Schreiben, sondern bekommst auch schneller die Antworten, die du brauchst.
Das erwartet dich in diesem Blogartikel:
Der große Irrtum: Wie wir E-Mails richtig nutzen
Die Service-Mentalität: Der Gamechanger für bessere E-Mails
Die Betreffzeile: Dein Schluss zum Posteingang
Der erste Eindruck zählt: So gelingt der Einstieg
Struktur statt Textwüste: So machst du deine Mails lesbar
Eine Mail, ein Thema: Warum weniger mehr ist
Der Call-to-Action: Was soll eigentlich passieren?
Praktische Beispiele
Grußformel-Variationen: Bring Persönlichkeit rüber
Der finale Qualitätscheck
Der grosse Irrtum: Wie wir E-Mails richtig nutzen
Bevor wir über bessere E-Mails sprechen, müssen wir über ein grundlegendes Missverständnis reden: Viele von uns nutzen E-Mails für Dinge, für die sie nie gedacht waren. Wir versuchen, komplexe Diskussionen per Mail zu führen, brainstormen in endlosen E-Mail-Ketten oder klären Konflikte zwischen den Zeilen. Kein Wunder, dass das schiefgeht und mehr Arbeit macht, als Zeit spart.
E-Mails sind perfekt für:
Asynchrone Kommunikation (jeder antwortet, wenn es passt)
Schriftliche Dokumentation wichtiger Absprachen
Informationsverteilung an definierte Empfängerkreise
Formelle Anfragen und Bestätigungen
Übersendung von Dokumenten und Unterlagen
Follow-ups oder Protokolle nach Meetings
Greif besser zum Telefon oder starte einen Call bei:
Komplexen Diskussionen mit viel Abstimmungsbedarf
Brainstorming-Sessions und kreativen Prozessen
Konfliktgesprächen oder emotionalen Themen
Wenn die Mail länger als eine DIN-A4-Seite wird
Bei mehr als drei Rückfragen zum gleichen Thema
Zeitkritischen Angelegenheiten
Der Clou dabei: Nach solchen Gesprächen lohnt sich wieder eine kurze E-Mail. Um die Ergebnisse festzuhalten. Ein einfaches "Wie besprochen hier die Zusammenfassung unseres Calls" mit den wichtigsten Punkten spart später viele Missverständnisse.
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Die Service-Mentalität: Der Gamechanger für bessere E-Mails
Frag dich nicht "Wie bekomme ich meine Informationen los?", sondern "Wie mache ich es dem Empfänger so leicht wie möglich?" Schreibe E-Mails mit einer Service-Mentalität. Du bist in diesem Moment Dienstleister*in für den Adressaten.
Das bedeutet konkret:
❌ Statt: "Schick mir mal die Präsentation."
✅ Besser: "Kannst du mir bitte die Präsentation vom Meyer-Workshop (PowerPoint 'Workshop_Meyer_2024.pptx') bis morgen 12 Uhr schicken? Ich brauche sie für das Follow-up."
❌ Statt: "Wir müssen das Budget besprechen."
✅ Besser: "Das Projektbudget hat sich um 3.000€ erhöht. Grund: Zusätzliche Features vom Kunden. Brauchst du Details oder reicht dir diese Info für die Freigabe?"
❌ Statt: "Siehe Anhang."
✅ Besser: "Im Anhang findest du den Vertragsentwurf (PDF, 8 Seiten). Die wichtigsten Änderungen habe ich auf Seite 3 gelb markiert."
Diese Service-Mentalität zeigt sich auch in der Sprache:
Aktiv statt passiv schreiben
Fachjargon vermeiden oder erklären
Abkürzungen ausschreiben beim ersten Mal
Einfache Hauptsätze
Verzicht auf Substantivierungen und Amtsdeutsch
Komplexes in einfache Schritte zerlegen
Die Betreffzeile: Dein Schlüssel zum Posteingang
Stell dir vor, deine E-Mail wäre ein Laden. Die Betreffzeile ist das Schaufenster. Wenn das Schaufenster langweilig aussieht oder unklar ist, was es drinnen gibt, gehen die Leute vorbei. Genauso funktioniert es mit E-Mails. Eine schwache Betreffzeile bedeutet: Deine Mail wird übersehen, später gelesen oder gleich gelöscht.
❌ Beispiele für Betreffzeilen, die nicht funktionieren:
"Frage"
"Meeting"
"Wichtig!!!"
"Projekt"
"Info"
"Kurze Rückfrage"
✅ So machst du es besser:
"Frage zum Kundenprojekt Meyer - Antwort bitte bis 15.11."
"Meeting-Protokoll Marketingplanung + nächste Schritte"
"Budget Q1: Freigabe bitte bis Freitag, 17.11."
"Projekt Website-Relaunch: 3 offene Punkte vor Go-Live"
"[INFO] Neue Regelung Homeoffice ab 01.12."
"Logofreigabe Kampagne Frühjahr – bitte um kurzes OK"
Ein kleiner Trick, den ich gerne nutze: Kategorien in eckigen Klammern.
[Info] = nur zur Kenntnisnahme
[Action needed] = Handlung erforderlich
[Entscheidung] = deine Meinung/Freigabe nötig
[Urgent] = wirklich dringend (sparsam einsetzen!)
Der erste Eindruck zählt: So gelingt der Einstieg
Nach der Anrede kommt der wichtigste Moment deiner E-Mail. Die ersten zwei Sätze entscheiden, ob deine Mail mit Interesse oder mit Seufzen gelesen wird. Hier wird oft geschwafelt und dein Gegenüber fragt sich, was du eigentlich willst.
❌ Beispiele für schwache Einstiege:
"Wie geht es dir? Ich hoffe, du hattest ein schönes Wochenende..." (Ausnahme: Menschen, mit denen man sich auch privat gut versteht)
"Entschuldige die späte Mail, aber..."
"Ich wollte nur mal nachfragen..."
"Sorry, dass ich dich störe, aber..."
“Im Anhang findest du das PDF.”
✅ Beispiele für starke Einstiege:
"vielen Dank für dein schnelles Feedback gestern. Hier wie besprochen die überarbeitete Version."
"zu unserer Diskussion von heute Morgen: Ich habe nochmal recherchiert und drei Lösungsansätze gefunden."
"die Deadline für das Meyer-Projekt rückt näher. Hier der aktuelle Stand und was wir noch brauchen."
"super Neuigkeiten: Der Kunde hat grünes Licht gegeben! Die nächsten Schritte..."
"wie gerade telefonisch besprochen sende ich dir die Kostenaufstellung für die drei Varianten."
Der Trick dabei ist, Kontext zu schaffen, ohne zu schwafeln. Eine kleine Brücke zum letzten Kontakt oder warum das Thema gerade relevant ist und dann direkt zur Sache kommen.
Struktur statt Textwüste: So machst du deine Mails lesbar
Jetzt wird's konkret. Du hast eine gute Betreffzeile, einen klaren Einstieg – und dann? Viele kippen jetzt einfach alle Informationen in einen großen Textblock. Lass mich dir zeigen, wie es besser geht.
❌ Beispiel Projektstatus-Mail – Die Textwüste (vorher):
Betreff: Projekt
"Hallo Team, ich wollte euch mal updaten zum Projekt Meyer. Also wir sind soweit ganz gut dabei, auch wenn es letzte Woche ein paar Herausforderungen gab, aber die haben wir gemeistert. Der Kunde war beim letzten Meeting eigentlich zufrieden, hat aber noch ein paar Änderungswünsche gehabt, die müssen wir noch einarbeiten, das macht hauptsächlich Max, aber Sarah muss auch nochmal drüberschauen. Das Design ist soweit fertig, da fehlen nur noch Kleinigkeiten, und die Texte sind auch fast alle da, wobei der Kunde bei der Über-uns-Seite nochmal was ändern will. Die Entwicklung läuft auch, Tom sagt er ist bei ungefähr 70%, aber das Mobile-Menü macht noch Probleme, da müssen wir nochmal ran. Ach ja, und das Budget müssen wir nochmal besprechen, da gibt es eine kleine Verschiebung nach oben, weil der Kunde ja diese Extra-Features will, das sind so ungefähr 2.500 Euro mehr, müsste aber eigentlich okay sein. Nächste Woche haben wir ja wieder das Meeting mit dem Kunden, da sollten wir gut vorbereitet sein. Meldet euch mal, wenn ihr Fragen habt oder wenn was unklar ist."
✅ Die gleiche Mail – strukturiert und scanbar (nachher):
Betreff: Projekt Meyer – Statusupdate KW 45 + wichtige Budgetinfo
Liebes Team,
hier das wöchentliche Update zum Projekt Meyer. Die gute Nachricht zuerst: Wir liegen weiter im Zeitplan für den Launch am 01.12.
Aktueller Projektstatus: 🟢 Grün
Trotz kleinerer Herausforderungen letzte Woche sind wir auf Kurs.
Was wir geschafft haben:
✅ Design zu 95 % fertiggestellt (nur noch Feinschliff)
✅ Kundenfeedback aus Meeting vom 08.11. eingearbeitet
✅ 8 von 10 Hauptseiten textlich final
✅ Entwicklung bei 70 % (Desktop-Version läuft stabil)
Aktuelle Baustellen:
Mobile-Menü: Darstellungsprobleme bei iOS (Tom kümmert sich)
Über-uns-Seite: Kunde wünscht Überarbeitung (neuer Text bis Mi erwartet)
Kontaktformular: Spam-Schutz muss noch implementiert werden
Wer macht was diese Woche (KW 46):
Max: Einarbeitung der Änderungswünsche vom Kunden (ca. 8h)
Sarah: Review aller Texte + SEO-Optimierung (Mi/Do)
Tom: Bugfix Mobile-Menü + Spam-Schutz (bis Do)
Anna: Vorbereitung Kundenpräsentation Freitag
🚨 Wichtig – Budgetanpassung erforderlich:
Durch die zusätzlichen Kundenwünsche (erweiterte Galerie + Mehrsprachigkeit) erhöht sich das Budget um 2.500 € auf insgesamt 47.500 €.
→ Hans, bitte bis Mittwoch, 12 Uhr Feedback, ob das für dich okay ist. Ich würde das dann dem Kunden am Freitag kommunizieren.
Kundentermin diese Woche:
Wann: Freitag, 17.11., 10:00-11:30 Uhr
Wo: Beim Kunden vor Ort (Adresse im Kalendertermin)
Wer: Anna + Sarah (Tom per Video zugeschaltet)
Agenda: Zwischenstand, Freigabe Design, Timeline bis Launch
Bei Fragen meldet euch gerne. Ansonsten sehen wir uns beim Daily morgen um 9 Uhr.
Liebe Grüße
Anna
Siehst du den Unterschied? Die zweite Version hat:
Klare Struktur mit Zwischenüberschriften
Visuelle Elemente (Emojis, Checkmarks) für bessere Scanbarkeit
Konkrete Aufgabenverteilung mit Namen
Hervorgehobene wichtige Information (Budget)
Spezifische Handlungsaufforderung mit Deadline
Beispiel, wie so eine E-Mail als Vorlage aussehen kann
„BETREFF: [Kategorie] Thema – Handlung bis TT.MM. erforderlich
—
Hallo [Name],
[Kontextbezug zum letzten Kontakt oder Anlass der Mail]. [Direkter Einstieg ins Thema ohne Umschweife].
ZUSAMMENFASSUNG
[Das Wichtigste auf den Punkt gebracht – was ist die Kernbotschaft?]
ZWISCHENÜBERSCHRIFT 1
[Erster Absatz mit relevanten Informationen. Kurz und prägnant formuliert. Maximal 3-4 Zeilen pro Absatz für bessere Lesbarkeit].
[Zweiter Absatz falls nötig. Auch hier: Fokus auf das Wesentliche].
ZWISCHENÜBERSCHRIFT 2
- Aufzählungspunkt 1 mit konkreter Information
- Aufzählungspunkt 2 mit spezifischen Details
- Aufzählungspunkt 3 mit messbaren Angaben
- Aufzählungspunkt 4 falls erforderlich
🚨 WICHTIGER HINWEIS ODER DEADLINE
[Hervorgehobene Information, die nicht übersehen werden darf]
NÄCHSTE SCHRITTE
[Konkrete Handlungsaufforderung mit Datum und Uhrzeit in Stichpunkten]
Optional - WAS DU NICHT TUN MUSST
- [Punkt 1 zur Entlastung]
- [Punkt 2 zur Klarstellung]
Optional- ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN
- Anhang: [Beschreibung was im Anhang ist, Seitenzahl, Format]
- Link: [Wofür der Link ist und was dort zu finden ist]
- Ansprechpartner: [Falls weitere Personen involviert sind]
[Abschlusssatz mit Hinweis auf Erreichbarkeit oder nächsten Kontakt].
[Grußformel-Variation]
[Name]
P.S.: [Optionale wichtige Ergänzung oder informeller Hinweis]“
Eine Mail, ein Thema: Warum weniger mehr ist
Was kommunizierst du alles in einer Mail? Kurze Antwort: Bitte nicht jedes Thema, was dir gerade einfällt. Packe nicht alles in eine E-Mail. Ja, es fühlt sich effizient an, gleich über Budget, Urlaubsplanung und das neue Projekt zu schreiben. Dann bist du es los. Habe ich früher auch gemacht. Aber für den Empfänger ist es die Hölle.
Warum Multi-Themen-Mails problematisch sind:
Empfänger weiß nicht, wo er anfangen soll
Teilantworten gehen unter
Weiterleitung an Dritte wird kompliziert
Nachvollziehbarkeit leidet
Priorisierung ist unmöglich
Wichtiges wird übersehen
Ein praktisches Beispiel:
❌ Statt einer Mail mit drei Themen:
Betreff: Verschiedenes
Hi Peter,
ich hab da ein paar Sachen. Erstens: Das Budget für Q1 müssen wir noch klären, ich bräuchte da deine Einschätzung. Zweitens: Wegen deinem Urlaub im Januar, das müssen wir noch mit HR abstimmen. Und drittens: Das neue Projekt mit Kunde Schmidt startet ja bald, da sollten wir mal über die Teamzusammensetzung sprechen...
✅ Besser drei separate Mails:
Mail 1: "Betreff: Budget Q1 – Bitte um deine Einschätzung bis Fr"
Mail 2: "Betreff: Dein Urlaubsantrag Januar – Abstimmung mit HR nötig"
Mail 3: "Betreff: Projekt Schmidt – Teamzusammensetzung besprechen"
Jede Mail kann einzeln bearbeitet, weitergeleitet und beantwortet werden. Sauber, klar, effizient.
Der Call-to-Action: Was soll eigentlich passieren?
Jetzt kommen wir zum Kern des Problems vieler E-Mails: Sie lassen den Empfänger im Unklaren, was er tun soll. Und das macht es schwierig, zügig eine Antwort zu bekommen, die dich weiterbringt. In der Regel ist es leider so, dass unser Gegenüber nicht motiviert ist, uns schnell zu antworten, wenn er oder sie sich mühsam erarbeiten muss, was eigentlich zu tun ist.
❌ Typische schwammige Formulierungen:
"Wäre schön, wenn du mal drüberschaust..."
"Vielleicht kannst du dich mal melden..."
"Falls du Zeit hast..."
"Lass uns bei Gelegenheit mal sprechen..."
"Würde mich über Feedback freuen..."
✅ So wird's konkret:
"Bitte prüfe das Dokument bis Donnerstag, 16 Uhr und gib mir per Mail Bescheid."
"Ich brauche deine Entscheidung zu Option A oder B bis morgen 12 Uhr."
"Bitte bestätige kurz per E-Mail, dass du die Unterlagen erhalten hast."
"Schick mir bitte bis Freitag drei Terminvorschläge für nächste Woche."
"Ruf mich bitte heute zwischen 14 und 16 Uhr an – es ist dringend."
Die Zauberformel für klare Handlungsaufforderungen:
Was soll getan werden? (prüfen, entscheiden, lesen, anrufen)
Bis wann? (konkretes Datum und Uhrzeit)
Wie? (per Mail, Anruf, im Tool)
Was passiert dann? (optional, aber hilfreich)
Möchtest du mehrere Rückmeldungen von der Empfängerin oder dem Empfänger deiner Mail, dann nutze eine Aufzählung.
Praktische Beispiele: So sieht's in der Praxis aus
Anhand von 3 praktischen Beispielen zeige ich dir nun, wie die Betreffzeile, der Einstieg, die Struktur, das Thema und der Call-to-Action zusammenkommen.
Beispiel 1: Die Terminanfrage
❌ Schlecht:
Betreff: Treffen
Hi Marcus,
wir müssten mal wieder reden. Wann hättest du denn Zeit? Mir passt eigentlich alles, nur Mittwoch nicht. Lass mal was ausmachen.
✅ Besser:
Betreff: Abstimmung Q1-Planung - Terminvorschläge
Hallo Marcus,
für unsere Abstimmung zur Q1-Planung brauchen wir ca. 45 Minuten.
Meine Terminvorschläge:
Option 1: Di, 14.11., 10:00-10:45 Uhr
Option 2: Mi, 15.11., 14:00-14:45 Uhr
Option 3: Do, 16.11., 09:00-09:45 Uhr
Geplante Agenda:
Budgetverteilung Q1 2024 (20 Min)
Teamkapazitäten und Urlaubsplanung (15 Min)
Neue Tools und Software (10 Min)
Meeting-Ort: Mein Büro oder gerne auch per Teams
Passt dir einer der Termine? Dann schicke ich dir direkt eine Kalendereinladung. Falls nicht, schick mir gerne deine Verfügbarkeiten für nächste Woche.
Viele Grüße
Sandra
Beispiel 2: Die Informationsanfrage
❌ Schlecht:
Betreff: Infos
Kannst du mir mal die Sachen vom letzten Projekt schicken? Ich bräuchte da verschiedenes für die Präsentation.
✅ Besser:
Betreff: Projektdaten Meyer für Präsentation – bis Do benötigt
Hallo Tom,
für die Geschäftsführer-Präsentation am Freitag brauche ich noch folgende Unterlagen vom Meyer-Projekt:
Benötigte Dokumente:
Finale Projektkalkulation (Excel-File)
Kundenfeedback nach Go-Live (PDF oder Mail)
3-5 Screenshots der wichtigsten Seiten (hochauflösend)
Projektlaufzeit mit allen Meilensteinen (gerne als Liste)
Format: Bitte alles in einen Ordner packen und per WeTransfer schicken (Dateien sind vermutlich zu groß für Mail)
Deadline: Donnerstag, 16.11., 12 Uhr (damit ich noch Zeit zur Einarbeitung habe)
Falls etwas davon nicht verfügbar ist, gib mir bitte kurz Bescheid. Dann finde ich eine Alternative.
Danke dir!
Lisa
Beispiel 3: Das Feedback-Request
❌Schlecht:
Betreff: Konzept
Anbei das Konzept. Was denkst du?
✅ Besser:
Betreff: Konzept Social Media 2025 – Feedback bis Montag
Hallo Sarah,
anbei findest du mein Konzept für unsere Social-Media-Strategie 2025 (PDF, 12 Seiten).
Wobei ich deine Einschätzung brauche:
Sind die Ziele realistisch? (Seite 3-4)
Passt die Budgetplanung? (Seite 8)
Fehlen wichtige Kanäle oder Maßnahmen?
Ist der Zeitplan machbar? (Seite 10-11)
Nicht reviewen musst du:
Rechtschreibung (macht später das Lektorat)
Design/Layout (nur Entwurf)
Anhang mit Details (nur zur Info)
Ich weiß, 12 Seiten sind viel. Die Executive Summary auf Seite 2 gibt dir einen schnellen Überblick. Wenn du nur Zeit für Stichpunkte hast, reicht mir das völlig.
Mein Zeitplan:
Bis Mo, 12 Uhr: Dein Feedback
Di: Einarbeitung deiner Anmerkungen
Mi: Finale Version an Geschäftsführung
Danke für deinen Input!
Michael
Die Grussformel-Variationen: Bring Persönlichkeit rüber
Statt immer nur "Mit freundlichen Grüßen" oder “Liebe Grüße” zu schreiben, können wir auch hier variieren und etwas mehr Persönlichkeit rüberbringen. Das hängt natürlich von der Beziehung zu der Person ab, die unsere E-Mail erhält. Hier ein paar Vorschläge:
Sonnige Grüße aus Hamburg
Herzliche Grüße ins lange Wochenende
Beste Grüße aus dem Home Office
Entspannte Freitagsgrüße
Motivierte Montagsgrüße
Grüße aus dem verregneten Berlin
Schöne Grüße in den Feierabend
Herbstliche Grüße aus München
Wichtig: Im Deutschen kommt nach der Grußformel kein Komma! Auch wenn es mehr Menschen da draußen gibt, die ein Komma setzen. Die Regel ist hier eindeutig: Kein Komma.
❌ Beste Grüße,
Laura
✅ Beste Grüße
Laura
Der finale Qualitätscheck
Fast fertig! Aber bevor du auf "Senden" klickst, lies deine Mail auf jeden Fall noch einmal durch. Du siehst Tippfehler, unverständliche Sätze oder kannst noch mal was ergänzen. Gehe am besten diese Checkliste durch:
Betreff aussagekräftig und konkret?
Empfänger richtig? (Keine peinlichen CC-Fehler?)
Anhänge tatsächlich angehängt?
Call-to-Action klar formuliert?
Deadline genannt (falls relevant)?
Ton angemessen?
Rechtschreibung gecheckt?
Die 24-Stunden-Regel für emotionale Mails:
Bist du wütend, frustriert oder emotional aufgewühlt, nachdem du eine bestimmte E-Mail gelesen hast? Dann schreibe auf keinen Fall sofort eine Antwort. Sondern:
Lies sie am nächsten Tag nochmal
Schreibe deine Antwort
Speichere sie als Entwurf
Überarbeite sie mit kühlem Kopf
Versende die E-Mail
Fazit: Schreibe Mails, die du selbst gerne lesen würdest
Gute E-Mails zu schreiben, ist kein Nice-to-have. Denn jede Minute, die du in eine gut strukturierte, klar formulierte E-Mail investierst, spart dir und anderen später Stunden. Plus: Es erhöht die Chancen auf eine zügige Rückmeldung, die deine Anliegen alle beantwortet.
Beim nächsten Mal halte kurz inne, bevor du anfängst zu schreiben. Denk an deine*n Empfänger*in. Strukturiere deine Gedanken. Formuliere klar und präzise. Und dann schicke eine E-Mail raus, die du selbst gerne bekommen würdest.
Du willst die E-Mail-Kommunikation in deinem Team verbessern? In meinen Workshops entwickeln wir gemeinsam Standards, die Zeit sparen und Nerven schonen. Für mehr Klarheit, bessere Zusammenarbeit und E-Mails, die wirklich ankommen.